Certificado laboral: formato gratis de carta laboral con o sin salario

¿Cuándo se usa el formato de certificación laboral?

Cuando un trabajador necesita demostrar ante un banco, un arrendador o una entidad que trabaja en la empresa, desde cuándo, en qué cargo y con qué salario. Este modelo ya trae la estructura completa: los datos de quienes firman, el cuerpo del documento renglón por renglón y el espacio para las firmas. Tú solo cambias lo que va en los campos y queda listo.

¿Qué dice la ley en Colombia?

El artículo 57 (numeral 7) del Código Sustantivo del Trabajo obliga al empleador a darle al trabajador que lo solicite, al terminar el contrato, una certificación con el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado. Para la Corte Constitucional, la «índole de la labor» son las funciones, no solo el nombre del cargo (sentencias T-111 y T-163 de 2002). Mientras sigues trabajando también puedes pedirla por escrito, como derecho de petición.

¿Cómo llenar este formato gratis en línea?

1. Ábrelo en el generador. El formato de certificación laboral se carga completo, con todos sus renglones.
2. Cambia los campos. Escribe los nombres, cédulas y datos del caso; la fecha, la ciudad y los valores en letras se completan solos.
3. Descárgalo gratis en PDF o en Word. Lo imprimes, se firma y listo; en Word lo sigues editando a tu gusto. Si creas tu cuenta, además queda guardado para reutilizarlo cuando quieras.

¿Qué debe contener un certificado laboral?

La ley no impone un formato, pero sí un contenido: al terminar el contrato, si el trabajador la pide, la certificación debe indicar el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado (art. 57, num. 7 del Código Sustantivo del Trabajo).

Ojo con «índole». Para la Corte Constitucional hay que relacionar las funciones, no solo el nombre del cargo (sentencias T-111 y T-163 de 2002). «Auxiliar administrativo» dice poco; «caja menor, facturación y conciliaciones bancarias» dice mucho más.

No puede llevar señales o códigos que perjudiquen al trabajador ni servir de «lista negra» para que no lo contraten en otra empresa (art. 59, num. 8 CST). Lo que sí debe tener:

• Nombre del empleador y NIT.
• Nombre y documento del trabajador.
• Fecha de ingreso y, si ya salió, de retiro.
• Cargo y funciones, de cada cargo si hubo varios.
• Tipo de contrato y, si se pidió, salario.
• Ciudad, fecha, firma y un contacto para verificar.

¿La empresa tiene que dártela si sigues trabajando? ¿Quién la firma?

El artículo 57 solo habla de entregarla a la expiración del contrato. Si sigues en la empresa, igual puedes pedirla por escrito: según el Ministerio del Trabajo, cualquier trabajador puede presentarle solicitudes a su empleador actual por derecho de petición, aunque la empresa sea privada. Y en negocios con menos de cinco trabajadores sin contrato escrito, el empleador debe expedir, si se la pides, una certificación del contrato (art. 42 CST).

Firma el empleador o quien lo represente: el Código incluye a quienes ejercen dirección o administración y a quienes actúan en su nombre con su consentimiento (art. 32 CST). Suele firmar el representante legal o la jefa de talento humano; si el empleador es una persona natural, como en el trabajo doméstico, firma esa persona.

Con salario o sin salario: cuál pedir

Depende de quién te la pida. Para un crédito o un arriendo, el salario es justo lo que van a revisar; para postularte a otro empleo, quizá prefieras que no aparezca. Paola Méndez, auxiliar de facturación en Bucaramanga con un salario de $2.200.000, pidió en marzo la carta con salario para financiar una moto. En abril pidió otra, sin salario y con sus funciones, para una entrevista. Mismo cargo, dos cartas.

Si ganas comisiones u horas extra, pide que separen el básico de lo variable.

¿Qué hacer si la empresa no te da el certificado laboral?

Pasa, sobre todo cuando el retiro fue tenso. Tienes tres caminos:

• Un derecho de petición que diga qué datos necesitas (fechas, cargo, funciones, salario), con constancia de recibido. La Ley 1755 de 2015 lo permite ante empresas privadas y, si hay subordinación, ante personas naturales (art. 32).
• Una queja ante la inspección del trabajo del Ministerio del Trabajo, que puede actuar a solicitud tuya (art. 6, Ley 1610 de 2013) e imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos mensuales, según la gravedad (art. 486 CST).
• Una tutela, si la petición queda sin respuesta de fondo. En la sentencia T-111 de 2002 la Corte le ordenó a una empresa expedir en 48 horas la certificación de una extrabajadora, con tiempo de servicio, salario, cargo y funciones.

¿Un contratista de prestación de servicios puede pedir certificado laboral?

No le corresponde, porque no tiene contrato de trabajo: este exige actividad personal, subordinación y salario (art. 23 CST), y la Ley 80 de 1993 dice que la prestación de servicios con entidades públicas no genera relación laboral (art. 32, num. 3). Lo que se pide es una certificación del contrato (objeto, fechas, valor y cumplimiento). Y para demostrar ingresos ante un banco existe la certificación de ingresos para trabajador independiente.

La excepción: si en la práctica trabajabas tú mismo, bajo órdenes y por un pago, hay contrato de trabajo, que «no deja de serlo por razón del nombre que se le dé» (art. 23 CST); la regla de la Ley 80 cede si se acredita una relación laboral subordinada (sentencia C-154 de 1997). Eso lo declara un juez, no el inspector (art. 486 CST).

Modelos de certificación laboral para copiar

Cópialos tal cual y cambia los datos, o ábrelos en el generador para que la fecha y los nombres se llenen solos y lo descargues en Word o PDF.

Preguntas frecuentes sobre el formato de certificación laboral

Este formato es un modelo de referencia redactado para Colombia. Cada caso tiene sus particularidades: si el asunto es de alto valor o hay un conflicto de por medio, vale la pena que un abogado lo revise antes de firmar.