Formato de citación a diligencia de descargos gratis
Cuando una empresa detecta una posible falta de un trabajador y necesita escucharlo formalmente, con traslado de pruebas y plazo de defensa, antes de imponerle una sanción disciplinaria. Llénalo en línea con tus datos — los comodines resaltados se completan solos — y descárgalo en PDF o en Word, listo para imprimir y firmar. Es gratis y no necesitas crear cuenta.
CITACIÓN A DILIGENCIA DE DESCARGOS
[ciudad], [fecha]
Señor(a) [firmante2]. Cédula de ciudadanía No. [línea]. Cargo: [línea]. Área o dependencia: [línea]. Dirección y correo para notificaciones: [línea].
Asunto: citación a diligencia de descargos dentro del proceso disciplinario No. [línea].
[firmante1], como empleador dentro del contrato de trabajo que lo vincula con usted desde el [línea], le comunica formalmente la apertura de un proceso disciplinario por los hechos que se describen abajo y lo cita a rendir descargos. Ninguna decisión está tomada: rigen la presunción de inocencia y la duda a favor del investigado, y el objeto de la diligencia es escucharlo antes de resolver.
HECHOS QUE SE INVESTIGAN
Fecha o período en que ocurrieron los hechos: [línea]. Lugar: [línea]. Descripción de la conducta u omisión que se le atribuye: [línea].
Esa conducta podría desconocer lo previsto en: [línea] (artículo del reglamento interno de trabajo, cláusula del contrato, manual de funciones u obligación legal que se considera incumplida).
PRUEBAS QUE SE LE TRASLADAN
Con esta citación se le entrega copia de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos, marcadas enseguida, para que las conozca y pueda controvertirlas:
Informes, memorandos, correos o mensajes: [línea]
Registros de acceso, asistencia, ventas, inventario o del sistema: [línea]
Fotografías, videos o grabaciones: [línea]
Declaraciones de: [línea]
TÉRMINO DE DEFENSA, FECHA Y LUGAR DE LA DILIGENCIA
Usted cuenta con un término de [línea] días, que en ningún caso puede ser inferior a cinco (5) días contados desde el recibo de esta citación, para pronunciarse sobre los hechos, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias. La diligencia se realizará el día [línea], a las [línea], en [línea] (dirección o enlace de la reunión virtual), fecha que respeta ese término mínimo. Si lo prefiere, puede presentar sus descargos por escrito antes de la diligencia.
SUS DERECHOS EN LA DILIGENCIA
Usted puede dar su versión de los hechos, pedir que se practiquen pruebas, aportar documentos, controvertir las pruebas que obran en su contra y guardar silencio si así lo prefiere. Si está afiliado a una organización sindical, puede estar asistido o acompañado por uno (1) o dos (2) representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa y estén presentes al momento de la diligencia.
Si usted tiene alguna discapacidad, la empresa le garantizará las medidas y ajustes razonables que aseguren la comunicación y la comprensión recíproca durante todo el procedimiento (intérprete, formatos accesibles, apoyos). Avise cualquier necesidad de este tipo antes de la fecha señalada.
Si rinde sus descargos de forma verbal, se levantará un acta en la que se transcribirá su versión y que se firmará al terminar la diligencia. Después la empresa le comunicará por escrito un pronunciamiento motivado, que identificará las causas de la decisión y la sanción proporcional si hay lugar a ella; usted podrá impugnar esa decisión.
Constancia de recibido: esta citación se entrega en dos ejemplares. Quien firma en segundo lugar deja constancia de que la recibió, junto con la copia de las pruebas relacionadas, el día [línea]. No requiere notaría ni autenticación de firmas, pero sí debe quedar prueba de la fecha de entrega.
Firman: EMPLEADOR y TRABAJADOR
Los comodines resaltados —como [fecha] o [valor: 500000]— se reemplazan solos con tus datos.
¿Cuándo se usa el formato de citación a diligencia de descargos?
Cuando una empresa detecta una posible falta de un trabajador y necesita escucharlo formalmente, con traslado de pruebas y plazo de defensa, antes de imponerle una sanción disciplinaria. Este modelo ya trae la estructura completa: los datos de quienes firman, el cuerpo del documento renglón por renglón y el espacio para las firmas. Tú solo cambias lo que va en los campos y queda listo.
¿Qué dice la ley en Colombia?
Artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025: principios del debido proceso disciplinario (dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, defensa, contradicción y controversia de las pruebas, entre otros) y procedimiento mínimo de siete pasos: comunicación formal de la apertura, indicación escrita de los hechos, traslado al trabajador de todas y cada una de las pruebas, término de defensa que no puede ser inferior a cinco (5) días, pronunciamiento definitivo motivado, sanción proporcional e impugnación. Parágrafo 2 (acompañamiento por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa), parágrafo 3 (ajustes razonables para el trabajador con discapacidad) y parágrafo 5 (uso de tecnologías de la información) del mismo artículo. Artículos 104 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo sobre el reglamento interno de trabajo, y Sentencia C-593 de 2014 de la Corte Constitucional, que obliga al empleador a tener y publicar un procedimiento disciplinario.
No requiere notaría ni autenticación de firmas, pero debe quedar prueba de la entrega. Es obligatorio que la citación sea escrita, que describa los hechos, que se trasladen todas las pruebas y que el trabajador tenga un término no inferior a cinco (5) días para defenderse: si se omite alguno de esos pasos, la sanción puede quedar sin efectos ante un juez laboral. Dos advertencias más: (1) el parágrafo 6 del artículo 115 excluye de este procedimiento a los trabajadores del hogar y a las micro y pequeñas empresas de menos de diez (10) trabajadores, que solo están obligadas a escuchar previamente al trabajador respetando su derecho de defensa; (2) la Corte Suprema de Justicia ha sostenido que el despido con justa causa no es una sanción disciplinaria y por eso no se rige por el artículo 115, aunque oír al trabajador antes sigue siendo lo prudente y puede ser exigible si el reglamento interno o la convención colectiva lo imponen. El empleador debía además actualizar su reglamento interno de trabajo dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025.
¿Cómo llenar este formato gratis en línea?
- Ábrelo en el generador. El formato de citación a diligencia de descargos se carga completo, con todos sus renglones.
- Cambia los campos. Escribe los nombres, cédulas y datos del caso; la fecha, la ciudad y los valores en letras se completan solos.
- Descárgalo gratis en PDF o en Word. Lo imprimes, se firma y listo; en Word lo sigues editando a tu gusto. Si creas tu cuenta, además queda guardado para reutilizarlo cuando quieras.
Este formato es un modelo de referencia redactado para Colombia. Cada caso tiene sus particularidades: si el asunto es de alto valor o hay un conflicto de por medio, vale la pena que un abogado lo revise antes de firmar.